In meinen Seminaren stelle ich den Teilnehmern gerne die Frage, was sie unter dem Begriff „Zeitmanagement“ verstehen. In der Regel kommen dann Aussagen wie:

  • mehr in derselben Zeit erledigen können,
  • Prioritäten setzen
  • oder Aufgaben nicht mehr aufschieben, sondern gleich angehen.

Wenn wir uns das anschauen, dann denken die meisten bei Zeitmanagement gleich an Produktivität und Effizienz. Das ist aber nur die eine Seite! Mir ist im Laufe meiner Arbeit immer mehr klargeworden, dass man Zeit überhaupt nicht managen kann.

Schauen wir mal genauer hin.

Was versteht man
unter Zeitmanagement?

Laut Definition ist Zeitmanagement das systematische und disziplinierte Planen der Zeit. Für diese Planung stehen uns Strategien wie beispielsweise das Eisenhower-Prinzip, die Alpen-Methode, das Pareto-Prinzip, To-do-Listen, die ABC-Analyse und viele andere zur Verfügung.

Das Ziel ist, mehr Zeit für die wichtigen Dinge im beruflichen oder privaten Bereich zu bekommen. Das klingt doch schon ganz gut!

Aber halten wir eines fest: Beim Zeitmanagement geht es vorrangig um das Planen der Zeit:

  • Was will ich tun?
  • Welche Dinge will ich tun?
  • Wann ist die beste Zeit dafür?

Damit sind wir schon beim Knackpunkt: Zeit ist eine konstante Größe. Ganz egal was wir tun – die Menge an Zeit bleibt immer gleich. Sie wird nicht mehr, wenn wir die empfohlenen Strategien anwenden und nicht weniger, wenn wir keine anwenden. Deshalb können wir die Zeit auch nicht managen. Was wir aber managen und damit beeinflussen können, ist unser Verhalten!

Es liegt nämlich nicht an Strategien, Hilfsmitteln oder Tools, ob wir produktiver sind, uns besser entspannen können oder mehr Energie haben, sondern an unserem Verhalten.

 

Planen reicht nicht, wir müssen es auch tun!

Strategien, Tools und Hilfsmittel sind sicherlich hilfreich, aber auch die ausgefeilteste Aufgabenliste macht nicht produktiver, nur weil wir sie erstellt haben. Jetzt fängt es nämlich erst an!

  • Wie halte ich die Aufgabenliste am Laufen?
  • Wann ist der beste Zeitpunkt, um in die Liste reinzuschauen?

Wir ändern uns nur Schritt für Schritt!

Vermutlich haben Sie schon Zeitmanagementbücher gelesen, interessante Methoden im Internet recherchiert oder waren sogar in einem Workshop und haben jede Menge richtig guter Zeitmanagement-Tools kennengelernt, die alle überzeugend wirken. Doch, wenn Sie näher hinschauen, stellen Sie fest, dass jedes Tool immer aus mehreren Verhaltensschritten besteht.

 

Wir müssen Gewohnheiten trainieren!

Viele wollen möglichst viel gleichzeitig ändern, das ist verständlich, aber nicht zielführend. Wir müssen nämlich jedes neue Verhalten trainieren. Das ist wie im Sport, wenn wir eine neue Bewegung lernen, dann müssen wir diese immer und immer wieder üben, bis sie irgendwann automatisch funktioniert und wir nicht mehr darüber nachdenken müssen.

 

Wir können immer nur eine
Gewohnheit ändern!

Sie sehen also, ob wir die Zeit gut nutzen, liegt an unserem Verhalten. Sie brauchen keine besonderen Zeitmanagement-Strategien, sondern nützliche Gewohnheiten.

Das können klitzekleine Schritte sein, von denen Sie wissen, dass sie einen großen Unterschied für Sie machen:

  • Erledigen Sie Aufgaben sofort, die nur 2-Minuten dauern.
  • Nehmen Sie sich jeden Tag eine halbe Stunde, in der Sie sich konzentriert nur einer Sache widmen.
  • Schalten Sie in Outlook die Pop-up-Funktion aus.

Aber Achtung: Wählen Sie immer nur eine Gewohnheit aus, die Sie aufbauen wollen und trainieren Sie diese so lange, bis sie automatisch funktioniert.

Jetzt sind Sie an der Reihe! Überlegen Sie sich bitte:

  • Welche Gewohnheit bringt Sie am meisten voran?
  • Welche Gewohnheit werden Sie in den nächsten Wochen trainieren?

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!

Hilfe – mir wird alles zu viel!

Kennen Sie auch das Gefühl, dass Ihnen manchmal alles zu viel wird? Sie sich in einem Hamsterrad fühlen und sprichwörtlich den "Wald vor lauter Bäumen" nicht mehr sehen? Vor kurzem kam eine Frau genau mit dieser Situation zu einem Coaching zu mir. "Marieluise ich habe...

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