Seit Jahren predige ich in meinen Seminaren, wie wichtig es ist, sich Zeit für eine gute Planung zu nehmen. Und unter Planung verstehe ich an dieser Stellen vor allem eine gute Wochen- und Tagesplanung!

Das ist absolut keine neue Erkenntnis, aber aus meiner Sicht eine der wichtigsten! Deshalb bin ich immer wieder erstaunt darüber, dass viele Teilnehmer meiner Workshops gerade diese wichtige Strategie über den Haufen werfen, sobald es zeitlich eng wird und die Aufgaben zunehmen.

Bei meinem Kurs Well in Time: Rechtzeitig. Gelassen. Effektiv. So unangestrengt kann Zeitmanagement begleite ich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit einem Telefoncoaching bei der Umsetzung ihrer Vorhaben. Beim Abschlusscoaching stelle ich folgende Frage: Was war Ihre wichtigste Erkenntnisse, die Sie aus unserer Zusammenarbeit mitgenommen haben? Eine Teilnehmerin antwortete darauf wie aus der Pistole geschossen: „Man muss sich Zeit nehmen, um Zeit zu haben!“ Dem kann ich nur aus vollem Herzen zustimmen!

Warum ist es so wichtig?

Der Headless-Chicken-Modus

Wenn die Zeit knapp wird, dann chanceln wir alle Dinge, die angeblich Zeit kosten: Planung, mit Kollegen reden oder mal eine Pause machen. Wir arbeiten dann nach dem Motto: „Wenn die Zeit schon knapp ist, dann muss ich wenigstens beim Planen oder den angenehmen Dingen sparen“.

Eine meiner Seminarteilnehmerinnen hat dieses Verhalten als Headless-Chicken-Modus bezeichnet. Ich finde das ein super Bild. Wie ein aufgescheuchtes, kopfloses Huhn arbeiten wir wie wild. Kommen morgens ins Büro, starten den Computer, checken die E-Mails und beginnen gleich mit der Bearbeitung, obwohl es genügend wichtigere Themen gibt, die angepackt werden müssten.

Sind Sie manchmal auch im Headless-Chicken-Modus? Dann wissen Sie, wie der Überblick mehr und mehr verloren geht und der Druck immer mehr steigt. Und zu allem Übel nehmen wir diesen Druck mit nach Hause und die Kettenreaktion ist voll im Gang.

Dabei können wenige Minuten helfen, wieder klar zu sehen!

Warum Planung eine gut investierte Zeit ist!

Wir haben gesehen, wie wichtig es ist, sich Zeit für eine gute Planung zu nehmen, nicht ohne Grund gibt es den Ausspruch „Planung die halbe Miete ist“! Aus meiner Erfahrung stimmt das wirklich und ich weiß, wovon ich spreche. Lange Zeit sind mir Projekte aus dem Ruder gelaufen, weil ich zwar viel aber strategisch unklug gearbeitet habe. Teilweise habe ich Aufgaben erledigt, die noch Zeit hatten, während ich die wirklich wichtigen, immer weiter rausgeschoben habe.

Was bringt Ihnen, wenn Sie sich Zeit
für eine gute Planung nehmen?

Aus meiner Sicht sind es fünf zentrale Punkte.

Eine gute Planung…

  • verhindert, dass wir den Überblick verlieren und nur noch instinktiv agieren.
  • bringt uns schneller ins Tun kommen, weil die Aufgaben schwarz auf weiß auf dem Papier oder einer digitalen Liste stehen.
  • hilft uns dabei, den inneren Schweinehund leichter zu überwinden.
  • hilft beim Fokussieren auf Punkte, die wirklich wichtig sind.
  • macht sichtbar, was bereits alles erledigt wurde.

 

Gerade den letzten Punkt halte ich für besonders wichtig, denn das Abhaken von Aufgaben und seien sie nicht so klein, lässt die Zufriedenheit steigen. Aber das kriege ich eben nur hin, wenn ich mir vorher auch etwas aufgeschrieben habe.

 

Zeitmanagement-Tipp: mit 10 Minuten Planung viel Zeit gewinnen

Wie kriegen Sie die Planung trotz
Zeitdruck im Alltag unter?

Die Faustregel und meine Erfahrung lautet: Mit 10 Minuten Planung sparen Sie ca. 1 Stunde Zeit am Tag! 10 Minuten – ist das nicht unglaublich? Wenn wir ehrlich sind, dann können wir alle diese 10 Minuten investieren, selbst wenn die Zeit noch so knapp ist. Gerade dann ist es eine gut investierte Zeit.

Diese 10 Powerminuten können Sie sich beispielsweise am Anfang Ihres Arbeitstages nehmen. Wenn Sie ins Büro kommen, können Sie folgendermaßen vorgehen:

Verschaffen Sie sich erst mal einen Überblick über die anstehenden Termine und Aufgaben: Was sind heute die wichtigsten Themen?

  1. Erstellen Sie dann eine Aufgabenliste mit den wichtigsten Punkten.
  2. Legen Sie die Prioritäten fest: Was ist besonders wichtig? Womit sollten Sie anfangen?
  3. Fangen Sie am besten mit der Aufgabe an, die Ihnen am schwersten fällt, sofern das geht. Sie werden eine ungeheure Erleichterung verspüren, wenn Sie diese erledigt haben.

Ich kenne viele, die den Tag mit der Planung abschließen. So starten Sie mit einer guten Planung schwungvoll in den nächsten Tag!

Reservieren Sie sich gleich morgen 10 Powerminuten für einen erfolgreichen und entspannten Arbeitsalltag!

Zeitmanagement ist Unsinn!

In meinen Seminaren stelle ich den Teilnehmern gerne die Frage, was sie unter dem Begriff „Zeitmanagement" verstehen. In der Regel kommen dann Aussagen wie: mehr in derselben Zeit erledigen können, Prioritäten setzen oder Aufgaben nicht mehr aufschieben, sondern...

Weiterlesen