Produktivität ist eines der Schlagwörter unserer Zeit, alles soll möglichst strukturiert und mit wenig Zeitaufwand erledigt werden. Leider ist das nicht so einfach, denn Produktivität hat einen großen Feind und das sind Störungen und Unterbrechungen aller Art: ein Anruf kommt rein, die E-Mail-Pop-up-Funktion meldet eine neue Mail, eine Kollegin will etwas und und und.
Wahrscheinlich wissen Sie längst, dass bei all den Störungen nur wenig Produktives rauskommen kann. Sie haben zwar zwar viel gemacht, sind von hier nach da gesprungen, aber auf Ihrer To-Do-Liste können Sie nur wenige Dinge abhaken. Das macht unzufrieden!

Wie tragen Sie selbst dazu bei, dass Störungen in Ihrem Alltag zunehmen?

Während meines Seminar „Well in Time“ frage ich die Teilnehmer, wer die E-Mail-Pop-up-Funktion noch eingeschaltet hat, d.h. wenn eine Mail eingeht, geht eine Fenster auf, gibt es ein akustisches Signal oder in der Statuszeile erscheint ein Briefsymbol. Ich bin immer wieder überrascht, wie viele es sind. Die einen glauben, dass sie immer erreichbar sein müssten und dann gibt es noch die Gruppe, die nicht weiß, wie und wo es ausgeschaltet werden kann. Aber jede Mail die aufpoppt, führt zu einer Unterbrechung und Störung!

Neben den E-Mails gibt es aber noch mehr Störungen. Kollegen und andere Personen sorgen mit ihren Fragen für weitere Unterbrechungen. Im Schwäbischen gibt es dafür eine typische Fragestellung „Hasch du gschwind Zeit?“ (Hast du kurz mal Zeit?) Viele antworten spontan und nehmen sich die Zeit. Leider entpuppt sich diese Frage oft als wahrer Produktivitätskiller, weil es doch viel länger dauert als gedacht und darüber hinaus die eigene Aufgabe liegen bleibt.

Sie sehen also, wenn wir immer erreichbar bzw. verfügbar sind, ob durch die sofortige Bearbeitung von Mails oder das Beantworten von Fragen von Kollegen, dann nehmen Störungen ständig zu.

Wie kann das sein?

  • Wer auf jede E-Mail oder jede Anfrage sofort reagiert, sendet das Signal aus: Ich bin jederzeit für dich da! Das ist zwar gut gemeint, löst aber eine Kettenreaktion aus.
  • Die Kollegen kommen schnell vorbei, wenn sie eine Frage haben, statt sich selbst Gedanken zu machen. Sie wissen ja, Sie nehmen sich Zeit.

 

Mit der schnell und nebenher beantworteten Mail entsteht die Erwartungshaltung, dass die Antwort immer prompt kommt. Die Krux ist, dass Sie auf eine schnell beantwortete Mail gleich wieder eine Reaktion bekommen – man hat also nichts gewonnen – und schon flattert die nächste Mail rein und so geht es weiter – ein wahres E-Mail-Ping-Pong beginnt.

 

Störungen vermeiden

4 Strategien, wie Sie anderen klar machen, dass Sie beschäftigt sind!

Es ist also Zeit, dass Sie die Zügel Schritt für Schritt wieder in die Hand bekommen. Natürlich lassen sich manche Störungen nicht vermeiden, wenn etwas wirklich Dingendes dazwischen kommt, dann müssen Sie handeln oder wenn Anrufe reinkommen, die zu Ihrem Job gehören.

Folgende Strategien können Ihnen trotzdem helfen, wenigstens ein bisschen aus dem Teufelskreis auszubrechen:

1. Schalten Sie die E-Mail-Pop-up-Funktion aus!

E-Mails gehören zu den größten Produktivitätskillern im beruflichen Alltag. Schalten Sie die E-Mail-Pop-up-Funktion gleich aus, damit Sie auf eine eingehende Mail nicht sofort reagieren können. Für Outlook 2016 finden Sie die Abschaltfunktion unter: Datei – Optionen – E-Mail – Nachrichteneingang. Schalten Sie alle Benachrichtigungsmöglichkeiten aus!

2. Planen Sie für die Bearbeitung der E-Mails ein Bearbeitungsfenster ein!

Einige meiner Kunden machen das nach jeder größeren Aufgabe, andere reservieren sich dafür am Vormittag und Nachmittag ein Zeitfenster. Der positive Nebeneffekt ist, in einem Bearbeitungsfenster werden E-Mails in der Regel effektiver abgearbeitet – also auch hier entsteht ein Produktivitätsschub.

3. Sagen Sie auch mal „Nein“, wenn ein Kollege vorbeikommt und „gschwind“ eine kurze Frage hat!

Wenn Sie zu den Harmoniebedürftigen gehören, dann werden Sie jetzt wahrscheinlich zusammenzucken. Gehen Sie z.B. folgendermaßen vor. Wenn die Frage kommt: „Hast du kurz mal Zeit?“ dann antworten Sie, „Sorry, ich momentan bin beschäftigt. Ich melde mich bei dir, wenn ich Luft habe!“

4. Schließen Sie Ihre Bürotüre zu, wenn Sie an einer Aufgaben arbeiten, die Ihre volle Konzentration braucht.

In manchen Büros ist es üblich, dass die Türen immer offen stehen. Der Nachteil ist, dass Kollegen viel leichter reinspazieren und man alles mitbekommt, was gesprochen wird. Hängen Sie ein Schild auf „Bitte nicht stören“ auf. Aber Achtung – leider gibt es Zeitgenossen, die diese klaren Signale bewusst oder unbewusst ignorieren. Jetzt ist es wichtig, dass Sie beharrlich zu bleiben. Die anderen müssen erst lernen, dass Sie es ernst meinen.

 

Sie haben gesehen, wir haben selbst in der Hand, wie oft wir uns unterbrechen lassen. Je konsequenter Sie werden, umso produktiver werden Sie!

  • Was werden Sie umsetzen, um weniger gestört zu werden?
  • Welche Strategie passt am besten zu Ihrer Situation?
  • Was hat bei Ihnen schon funktioniert, um Unterbrechungen und Störungen zu vermeiden?

 

Schreiben Sie doch gleich Ihre Ideen in die Kommentarfunktion!