E-Mail-Flut nach dem Urlaub? So bekommt du sie in den Griff

Bisher war es für mich selbstverständlich, dass ich nach den Ferien gleich am ersten Tag Kundentermine vereinbart habe. Das war super stressig, denn der Posteingang war voll mit E-Mails.

Im Lauf der Zeit habe ich gemerkt, dass mich meine eigene Motivation ziemlich unter Druck setzt: Wenn ich nach dem Urlaub meine E-Mails abgerufen habe, hat mich das ziemlich erschlagen. Und weil ich gleich Kundentermine hatte, war keine Zeit, mir erstmal einen Überblick zu verschaffen, was alles los war und jetzt ansteht.

Einige Zeit habe ich das dann so ausgebügelt, dass ich schon einen Tag vorher mit dem E-Mail-Checken angefangen habe, dann war der Urlaub und das gute Feeling schon wieder vorbei.

Also musste sich etwas ändern! Hier zeige ich dir eine einfache Strategie, du gegen die E-Mail-Flut tun kannst.

 

Die E-Mail-Flut braucht Zeit zum Abarbeiten!

Wenn ich jetzt einen Urlaub plane, dann blockiere ich nicht nur die Tage, die ich weg bin, sondern auch den ersten Vormittag, an dem ich wieder arbeite. Bei einem längeren Urlaub von zwei oder mehr Wochen plane ich sogar den ganzen Tag ein.

So gehe ich an diesem Vormittag ganz konkret vor:

1. Wenn ich ins Büro komme, rufe ich als erstes die Mails ab, die bis dahin eingegangen sind.
2. Damit ich nicht gestört werde, schalte ich die Pop-up-Funktion für neue E-Mails aus, das heißt, ich kümmere mich nur um die „alten E-Mails“.
3. Jetzt arbeite ich alles Schritt für Schritt die Mails ab: Überflüssiges wird sofort gelöscht; kleinere Aufgaben, die weniger als 2 Minuten dauern, gleich bearbeitet oder beantwortet; Aufgaben, was länger dauert, wird terminiert.
4. Dann erstelle ich die Aufgabenliste für den Tag.

Vielleicht denken Sie jetzt: „Das kann die nur machen, weil sie selbstständig ist!“ – Weit gefehlt, es kann auch bei dir funktionieren. Wenn du angestellt bist, sind deine Kollegen wahrscheinlich nicht besonders begeistert, wenn du gleich am ersten Vormittag wieder nicht erreichbar sind.

Deshalb ist es sinnvoll, diese Vorgehensweise mit deinen Kollegen oder besser noch im Team abzusprechen. Wenn ihr das im Team etabliert, dann haben alles etwas davon!

 

Überblick schaffen und du erhältst dir länger den Urlaubseffekt!

Bei mir hat sich diese Vorgehensweise äußert positiv ausgewirkt. Ich habe nicht mehr das Gefühl, einen Berg an unbearbeiteten Mails vor mir herzuschieben, dir mir im Nacken sitzen. Denn das erzeugt ganz schön Druck, weil man nicht weiß, ob etwas Wichtiges drinsteckt.

Seit ich mit dieser Strategie arbeite habe ich die Sicherheit, dass mir nichts mehr durch die Lappen geht.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!!!

Ich wünsche dir eine erholsame Urlaubszeit!!!