Projektplanung – was du dabei unbedingt beachten solltest

Gehörst du zu den Menschen, die ihre Ziele sofort in Angriff nehmen? Dann ist es für dich das Thema Planung besonders wichtig. Seit Jahren führe ich Projekte durch und bin überzeugt davon: Planung ist die halbe Miete, um erfolgreich zu sein.

Wer ohne sinnvolle Planung in Projekte und Vorhaben stolpert, hat schon halb verloren.

Obwohl das viele wissen, gibt es genügend Menschen, die „keinen Plan haben“ – gehörst du auch dazu?

Das hat meistens einen der folgenden Gründe:

• Vielleicht meinst du, dass eine Planung überflüssig ist, weil sich bei der Umsetzung sowieso ständig etwas ändert.
• Oder du bist von deinem Vorhaben so begeistert, dass du der Erkenntnis aus dem Weg gehen willst, dass das Vorhaben überhaupt nicht reinpasst, weil Ressourcen fehlen (Zeit, Energie, finanzielle Mittel, …).
• Und dann gibt es noch diejenigen, die in ein Projekt stolpern, weil sie nicht wissen, wie sie ein Sachprojekt planen sollen bzw. was bei einem Verhaltensprojekt beachtet werden muss.

Warum ist es wichtig, eine gute Planung zu haben?

Um es gleich zu sagen, ich kenne viele der Gründe aus eigener Erfahrung. Es stimmt, dass sich in der Umsetzung noch viele Punkte ändern können. Oft bin ich so begeistert von einem Projekt, dass ich gar nicht genau hinschauen will, was damit alles verbunden ist.  

Aber genau das ist die Stärke einer guten Planung: Sie ist der rote Faden, um flexibel agieren zu können und sich nicht zu viel vorzunehmen.

Wer konsequent plant,

• verstärkt das Commitment, d.h. das Ziel wirklich erreichen zu wollen.
• sieht Schwarz auf Weiß, welche Ressourcen notwendig sind, um erfolgreich zu sein.
• entwickelt einen konkreten Fahrplan, welche Schritte bei der Umsetzung nacheinander kommen.
• kann die nötigen Schritte besser in den Alltag integrieren und stellt damit das Vorankommen und Dranbleiben sicher.
• versetzt sich in die Lage, mehrere Projekte gleichzeitig umsetzen zu können beziehungsweise ein neues Vorhaben trotz vollem Alltag anzupacken.
• schafft die Basis für stressige Zeiten, in denen man leicht den Überblick verliert.

Was muss ich bei der Planung eines Projektes beachten?

Vorab: Man kann nicht alle Projekte bei der Planung über einen Kamm scheren. Bei einem Sachprojekt, wie der Planung eines Umzuges oder dem Erstellen einer Präsentation werden Sie natürlich anders vorgehen, als beim Lernen einer neuen Fähigkeit, wie z.B. geduldiger werden oder fokussierter Arbeiten. Es macht einen großen Unterschied, ob es um Fakten geht oder um uns selbst.

Projektplanung leicht gemacht: 5 Schritte der natürlichen Planung (Sachprojekt)

Für die Planung eines Sachprojektes empfehle ich gerne die 5 Schritte der natürlichen Planung des Managementberaters und Buchautors David Allen.

• Das Ziel/den Zweck des Projekts definieren: Warum mache ich das eigentlich? Was will ich damit erreichen?
• Ausgang des Projekts vorstellen, visualisieren oder detailliert aufschreiben:
  Wie würde ein voller Erfolg des Projektes aussehen? Was wäre dann passiert? Welches Ergebnis hätte ich dann?
• Brainstorming: Welche Schritte sind nötig, um den gewünschten Erfolg zu erreichen? Schreiben Sie alle notwendigen Schritte auf!
• Ideen zu organisieren: Was passiert wann, wer ist beteiligt, wer erledigt was bis wann? Wie bringe ich verschiedene Projekte zeitlich unter einen Hut?

Und zuletzt: immer wieder den direkten nächsten Schritt aufschreiben und zeitlich einordnen.

David Allen empfiehlt in seinem Buch „Getting things done“, die groben Teilabschnitte zu definieren und erst am Anfang eines Teilabschnittes diesen detaillierter zu planen.

Wir erleben immer wieder, dass eine zu detaillierte Projektplanung von der Wirklichkeit überholt wird, weil sich die Anforderungen an das Projekt oder die Prioritäten sich ändern oder unvorhersehbare Dinge eintreten. Dann hast du viel Aufwand in die detaillierte Planung gesteckt, die umsonst war.

Projektplanung leicht gemacht: Die Autopiloten-Strategie (Verhaltensprojekte)

Besonders schwierig ist es, das eigene Verhalten zu verändern, beispielsweise 2,5 Liter am Tag trinken oder früher aufzustehen. Hier schlägt die Macht der Gewohnheit zu: Wir haben uns über viele Jahre hinweg bestimmte Gewohnheiten angewöhnt, nützliche und weniger nützliche.

Einsatzplanung mit der Autopiloten-Strategie

90 % unseres Verhaltens läuft völlig automatisch ab, d. h. es ist uns nicht bewusst, was wir gerade tun. Nimmst du dir ein Verhaltensprojekt vor, ist es hilfreich, bei der Einsatzplanung folgende Punkte zu beachten:

• Wenn du eine neue Gewohnheit aufbauen willst, dann sollten du dich auf eine Gewohnheit konzentrieren. Wer sich zu viel vornimmt, fällt schnell in die alten Muster zurück!
• Trainieren diese täglich! Nach ca. 21-28 Tage merkst du, dass sich das neue Verhalten etwas vertrauter anfühlt und du nicht mehr so viel Energie dafür brauchen.
• Beachte bitte: Bleib konsequent an deiner Gewohnheit, bis diese automatisiert ist. Manchmal kann das auch länger dauern!
• Pushe deine Motivation und belohnen dich nach den ersten drei Tagen, am Ende jeder Woche und nach ca. 4 Wochen.