Schluss mit Ablenkung - 4 Strategien, wie dir das gelingt

Nervt es dich, dass du immer wieder abgelenkt wirst, wenn du gerade konzentriert arbeiten willst? Ablenkungen und Störungen sind ein Feind der Produktivität und Zufriedenheit: ein Anruf kommt rein, die E-Mail-Pop-up-Funktion meldet eine neue Mail, eine Kollegin will etwas und und und. Hier bekommst du 4 Strategien an die Hand, wie du das verhindern kannst.

 

Ablenkungen vermeiden beginnt bei dir selbst

In meinem Seminar „Well in Time“ frage ich die Teilnehmer, wer die E-Mail-Pop-up-Funktion noch eingeschaltet hat? Ich bin immer wieder überrascht, wie viele es sind. Die einen glauben, dass sie immer erreichbar sein müssen und dann gibt es noch die Gruppe, die nicht weiß, wie und wo es ausgeschaltet werden kann. Aber jede Mail die aufpoppt, führt zu einer Unterbrechung und Störung!

Neben den E-Mails gibt es aber noch mehr Störungen. Kollegen und andere Personen sorgen mit ihren Fragen für weitere Unterbrechungen. Im Schwäbischen gibt es dafür eine typische Fragestellung „Hasch du gschwind Zeit?“ (Hast du kurz mal Zeit?) Viele antworten spontan und nehmen sich die Zeit. Leider entpuppt sich diese Frage oft als wahrer Produktivitätskiller, weil es doch viel länger dauert als gedacht und darüber hinaus die eigene Aufgabe liegen bleibt.

Du siehst, wenn wir immer erreichbar bzw. verfügbar sind, ob durch die sofortige Bearbeitung von Mails oder das Beantworten von Fragen von Kollegen, dann nehmen Störungen zu.

Wie kann das sein?

• Wer auf jede E-Mail oder jede Anfrage sofort reagiert, sendet das Signal aus: Ich bin jederzeit für dich da! Das ist zwar gut gemeint, löst aber eine Kettenreaktion aus.
• Die Kollegen kommen schnell vorbei, wenn sie eine Frage haben, statt sich selbst Gedanken zu machen. Sie wissen ja, Sie nehmen sich Zeit.
• Mit der schnell beantworteten Mail entsteht die Erwartungshaltung, dass die Antwort immer prompt kommt. Die Krux ist, dass du auf eine schnell beantwortete Mail gleich wieder eine Reaktion bekommst. Du hast also nichts gewonnen – und schon flattert die nächste Mail rein und so geht es weiter – ein wahres E-Mail-Ping-Pong beginnt.

 

Ablenkungen vermeiden – 4 Strategien wie dir das gelingt!

Es ist Zeit, dass du die Zügel Schritt für Schritt in die Hand bekommst und Strategien entwickelst, wie du Ablenkungen und Störungen reduzieren kannst. Natürlich lassen sich manche Störungen nicht vermeiden, oft kommt etwas ganz Dringendes dazwischen und du musst schnell handeln

Folgende Strategien können dir helfen, wenigstens aus dem Teufelskreis auszubrechen:

 

1. Sagen Sie auch mal „Nein“, wenn ein Kollege vorbeikommt und „gschwind“ eine kurze Frage hat!

Wenn du zu den Harmoniebedürftigen gehörst, dann wirst du jetzt zusammenzucken. Hier eine Idee, wie du vorgehen kannst. Wenn die Frage kommt: „Hast du kurz mal Zeit?“ dann kannst du antworten, „Sorry, ich momentan bin beschäftigt. Ich melde mich bei dir, wenn ich Luft habe!“

 

2. Schließe deine Bürotür, wenn du an einer wichtigen Aufgabe arbeitest, die deine volle Konzentration braucht.

In manchen Büros ist es üblich, dass die Türen immer offenstehen. Der Nachteil ist, dass Kollegen viel leichter reinspazieren und man alles mitbekommt, was gesprochen wird. Hänge ein Schild auf „Bitte nicht stören“ auf. Aber Achtung – leider gibt es Zeitgenossen, die diese klaren Signale bewusst oder unbewusst ignorieren. Jetzt ist es wichtig, dass du beharrlich zu bleibst. Die anderen müssen erst lernen, dass du es ernst meinst.

 

3. Schalte deine E-Mail-Pop-up-Funktion aus!

E-Mails gehören zu den größten Produktivitätskillern im beruflichen Alltag. Schalte deine die E-Mail-Pop-up-Funktion gleich aus, damit du auf eine eingehende Mail nicht sofort reagieren kannst.

 

4. Plane für die Bearbeitung der E-Mails ein Bearbeitungsfenster ein!

Einige meiner Kunden machen das nach jeder größeren Aufgabe, andere reservieren sich dafür am Vormittag und Nachmittag ein Zeitfenster. Der positive Nebeneffekt ist, in einem Bearbeitungsfenster werden E-Mails in der Regel effektiver abgearbeitet – also auch hier entsteht ein Produktivitätsschub.

Du siehst, wir haben etwas in der Hand, wie oft wir uns unterbrechen lassen.

• Was wirst du umsetzen, um weniger gestört zu werden?
• Welche Strategie passt am besten zu deiner Situation?
• Was hat bei dir schon funktioniert, um Unterbrechungen und Störungen zu vermeiden?

 

Ich bin gespannt auf deine Ideen in der Kommentarfunktion!